Aviso de prácticas de privacidad

California Health & Wellness
Notice of Privacy Practices

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.

PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Effective 08.14.2017

Notice of Privacy Practices – English (PDF)

Covered Entities Duties:

California Health & Wellness (CHW), (referred to as "we" or "the Plan") is a Covered Entity as defined and regulated under the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA). CHW is required by law to maintain the privacy of your protected health information (PHI), provide you with this Notice of our legal duties and privacy practices related to your PHI, abide by the terms of the Notice that is currently in affect and notify you in the event of a breach of your unsecured PHI. PHI is information about you, including demographic information, that can reasonably be used to identify you and that relates to your past, present or future physical or mental health or condition, the provision of health care to you or the payment for that care.

This Notice describes how we may use and disclose your PHI. It also describes your rights to access, amend and manage your PHI and how to exercise those rights. All other uses and disclosures of your PHI not described in this Notice will be made only with your written authorization.

CHW reserves the right to change this Notice. We reserve the right to make the revised or changed Notice effective for your PHI we already have as well as any of your PHI we receive in the future. CHW will promptly revise and distribute this Notice whenever there is a material change to the following:

• uses or disclosures;
• your rights;
• our legal duties;
• and other privacy practices stated in the notice.

We will make any revised Notices available on our website and in our Member Handbook.

Internal Protections of Oral, Written and Electronic PHI:

CHW protects your PHI. We are also committed in keeping your race, ethnicity, and language (REL), and sexual orientation and gender identity (SOGI) information confidential. We have privacy and security processes to help.

These are some of the ways we protect your PHI.

• We train our staff to follow our privacy and security processes.
• We require our business associates to follow privacy and security processes.
• We keep our offices secure.
• We talk about your PHI only for a business reason with people who need to know.
• We keep your PHI secure when we send it or store it electronically.
• We use technology to keep the wrong people from accessing your PHI.

Permissible Uses and Disclosures of Your PHI:

The following is a list of how we may use or disclose your PHI without your permission or authorization:

• Treatment – We may use or disclose your PHI to a physician or other health care provider providing treatment to you, to coordinate your treatment among providers, or to assist us in making prior authorization decisions related to your benefits.
• Payment – We may use and disclose your PHI to make benefit payments for the health care services provided to you. We may disclose your PHI to another health plan, to a health care provider, or other entity subject to the federal Privacy Rules for their payment purposes. Payment activities may include:
  • processing claims;
  • determining eligibility or coverage for claims;
  • issuing premium billings;
  • reviewing services for medical necessity;
  • and performing utilization review of claims.
• HealthCare Operations – We may use and disclose your PHI to perform our health care operations. These activities may include:
  • providing customer services;
  • responding to complaints and appeals;
  • providing case management and care coordination;
  • conducting medical review of claims and other quality assessment;
  • and for improvement activities.
  In our health care operations, we may disclose PHI to business associates. We will have written agreements to protect the privacy of your PHI with these associates. We may disclose your PHI to another entity that is subject to the federal Privacy Rules. The entity must also have a relationship with you for its health care operations. This includes the following:
  • quality assessment and improvement activities;
  • reviewing the competence or qualifications of healthcare professionals;
  • case management and care coordination;
  • and detecting or preventing healthcare fraud and abuse.
  Your race, ethnicity, language, sexual orientation, and gender identity are protected by the health plan's systems and laws. This means information you provide is private and secure. We can only share this information with health care providers. It will not be shared with others without your permission or authorization. We use this information to help improve the quality of your care and services.
  
  This information helps us to:
  • better understand your healthcare needs;
  • know your language preference when seeing healthcare providers;
  • providing healthcare information to meet your care needs;
  • and offer programs to help you be your healthiest.
  This information is not used for underwriting purposes or to make decisions about whether you are able to receive coverage or services.
• Group Health Plan/Plan Sponsor Disclosures – We may disclose your protected health information to a sponsor of the group health plan, such as an employer or other entity that is providing a health care program to you, if the sponsor has agreed to certain restrictions on how it will use or disclose the protected health information (such as agreeing not to use the protected health information for employment-related actions or decisions).

Other Permitted or Required Disclosures of Your PHI:

• Fundraising Activities – We may use or disclose your PHI for fundraising activities, such as raising money for a charitable foundation or similar entity to help finance their activities. If we do contact you for fundraising activities, we will give you the opportunity to opt-out, or stop, receiving such communications in the future.
• Underwriting Purposes – We may use or disclosure your PHI for underwriting purposes, such as to make an determination about a coverage application or request. If we do use or disclose your PHI for underwriting purposes, we are prohibited from using or disclosing your PHI that is genetic information in the underwriting process.
• Appointment Reminders/Treatment Alternatives – We may use and disclose your PHI to remind you of an appointment for treatment and medical care with us or to provide you with information regarding treatment alternatives or other health-related benefits and services, such as information on how to stop smoking or lose weight.
• As Required by Law – If federal, state, and/or local law requires a use or disclosure of your PHI, we may use or disclose your PHI to the extent that the use or disclosure complies with such law and is limited to the requirements of such law. If two or more laws or regulations governing the same use or disclosure conflict, we will comply with the more restrictive laws or regulations.
• Public Health Activities – We may disclose your PHI to a public health authority for the purpose of preventing or controlling disease, injury, or disability. We may disclosure your PHI to the Food and Drug Administration (FDA) to ensure the quality, safety or effectiveness of products or services under the jurisdiction of the FDA.
• Victims of Abuse and Neglect – We may disclose your PHI to a local, state, or federal government authority, including social services or a protective services agency authorized by law authorized by law to receive such reports if we have a reasonable belief of abuse, neglect or domestic violence.
• Judicial and Administrative Proceedings – We may disclose your PHI in judicial and administrative proceedings. We may also disclose it in response to the following:
  • an order of a court;
  • administrative tribunal;
  • subpoena;
  • summons;
  • warrant;
  • discovery request;
  • or similar legal request.
• Law Enforcement – We may disclose your relevant PHI to law enforcement when required to do so. For example, in response to a:
  • court order;
  • court-ordered warrant;
  • subpoena;
  • summons issued by a judicial officer;
  • or grand jury subpoena.

We may also disclose your relevant PHI to identify or locate a suspect, fugitive, material witness, or missing person.

• Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors – We may disclose your PHI to a coroner or medical examiner. This may be necessary, for example, to determine a cause of death. We may also disclose your PHI to funeral directors, as necessary, to carry out their duties.
• Organ, Eye and Tissue Donation – We may disclose your PHI to organ procurement organizations. We may also disclose your PHI to those who work in procurement, banking or transplantation of:
  • cadaveric organs;
  • eyes;
  • and tissues.
• Threats to Health and Safety – We may use or disclose your PHI if we believe, in good faith, that the use or disclosure is necessary to prevent or lessen a serious or imminent threat to the health or safety of a person or the public.
• Specialized Government Functions – If you are a member of U.S. Armed Forces, we may disclose your PHI as required by military command authorities. We may also disclose your PHI:
  • to authorized federal officials for national security and intelligence activities;
  • the Department of State for medical suitability determinations;
  • and for protective services of the President or other authorized persons.
• Workers' Compensation – We may disclose your PHI to comply with laws relating to workers' compensation or other similar programs, established by law, that provide benefits for work-related injuries or illness without regard to fault.
• Emergency Situations – We may disclose your PHI in an emergency situation, or if you are incapacitated or not present, to a family member, close personal friend, authorized disaster relief agency, or any other person previous identified by you. We will use professional judgment and experience to determine if the disclosure is in your best interests. If the disclosure is in your best interest, we will only disclose the PHI that is directly relevant to the person's involvement in your care.
• Inmates – If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement official, we may release your PHI to the correctional institution or law enforcement official, where such information is necessary for the institution to provide you with health care, to protect your health or safety, or the health or safety of others, or for the safety and security of the correctional institution.
• Research – Under certain circumstances, we may disclose your PHI to researchers when their clinical research study has been approved and where certain safeguards are in place to ensure the privacy and protection of your PHI.

Uses and Disclosures of Your PHI That Require Your Written Authorization

We are required to obtain your written authorization to use or disclose your PHI, with limited exceptions, for the following reasons:

• Sale of PHI – We will request your written authorization before we make any disclosure that is deemed a sale of your PHI, meaning that we are receiving compensation for disclosing the PHI in this manner.
• Marketing – We will request your written authorization to use or disclose your PHI for marketing purposes with limited exceptions, such as when we have face-to-face marketing communications with you or when we provide promotional gifts of nominal value.
• Psychotherapy Notes – We will request your written authorization to use or disclose any of your psychotherapy notes that we may have on file with limited exception, such as for certain treatment, payment or health care operation functions.
• Impermissible Use of PHI – We will not use your language, race, ethnic background, sexual orientation, gender identity, and social needs information to deny coverage, services, benefits, or for underwriting purposes.

Individuals Rights

The following are your rights concerning your PHI. If you would like to use any of the following rights, please contact us using the information at the end of this Notice.

The State of California nondiscrimination requirements (as described in benefit coverage documents), CHW complies with applicable federal civil rights laws and do not discriminate, exclude people or treat them differently on the basis of race, color, national origin, ancestry, religion, marital status, gender, gender identity, gender affirming care, sexual orientation, age, disability, or sex.

• Right to Revoke an Authorization – You may revoke your authorization at any time, the revocation of your authorization must be in writing. The revocation will be effective immediately, except to the extent that we have already taken actions in reliance of the authorization and before we received your written revocation.
• Right to Request Restrictions – You have the right to request restrictions on the use and disclosure of your PHI for treatment, payment or health care operations, as well as disclosures to persons involved in your care or payment of your care, such as family members or close friends. Your request should state the restrictions you are requesting and state to whom the restriction applies. We are not required to agree to this request. If we agree, we will comply with your restriction request unless the information is needed to provide you with emergency treatment. However, we will restrict the use or disclosure of PHI for payment or health care operations to a health plan when you have paid for the service or item out of pocket in full.
• Right to Request Confidential Communications – You have the right to request that We communicate with You about Your PHI by alternative means or to alternative locations. We must accommodate Your request if it is reasonable and specifies the alternative means or location where Your PHI should be delivered. A confidential communications request shall be implemented by the health insurer within seven 7 calendar days of the receipt of an electronic transmission or telephonic request or within14 calendar days of receipt by first-class mail. We shall not disclose medical information related to Sensitive Services provided to a Protected Individual to the Group, Subscriber, or any plan enrollees other than the Protected Individual receiving care, absent an express written authorization of the Protected Individual receiving care. Refer to the customer service phone number on the back of your member identification card or the plan's website for instructions on how to request confidential communication.
• Right to Access and Received Copy of your PHI – You have the right, with limited exceptions, to look at or get copies of your PHI contained in a designated record set. You may request that we provide copies in a format other than photocopies. We will use the format you request unless we cannot practicably do so. You must make a request in writing to obtain access to your PHI. If we deny your request, we will provide you a written explanation and will tell you if the reasons for the denial can be reviewed and how to ask for such a review or if the denial cannot be reviewed.
• Right to Amend your PHI – You have the right to request that we amend, or change, your PHI if you believe it contains incorrect information. Your request must be in writing, and it must explain why the information should be amended. We may deny your request for certain reasons, for example if we did not create the information you want amended and the creator of the PHI is able to perform the amendment. If we deny your request, we will provide you a written explanation. You may respond with a statement that you disagree with our decision and we will attach your statement to the PHI you request that we amend. If we accept your request to amend the information, we will make reasonable efforts to inform others, including people you name, of the amendment and to include the changes in any future disclosures of that information.
• Right to Receive an Accounting of Disclosures – You have the right to receive a list of instances within the last 6 years period in which we or our business associates disclosed your PHI. This does not apply to disclosure for purposes of treatment, payment, health care operations, or disclosures you authorized and certain other activities. If you request this accounting more than once in a 12-month period, we may charge you a reasonable, cost-based fee for responding to these additional requests. We will provide you with more information on our fees at the time of your request.
• Right to File a Complaint – If you feel your privacy rights have been violated or that we have violated our own privacy practices, you can file a complaint with us in writing or by phone using the contact information at the end of this Notice. For Medi-Cal member complaints, members may also contact the California Department of Health Care Services listed in the next section.
  
  You can also file a complaint with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 or calling 1-800-368-1019, (TTY: 1-866-788-4989) or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints.
  
  WE WILL NOT TAKE ANY ACTION AGAINST YOU FOR FILING A COMPLAINT.
• Right to Receive a Copy of this Notice – You may request a copy of our Notice at any time by using the contact information list at the end of the Notice. If you receive this Notice on our web site or by electronic mail (e-mail), you are also entitled to request a paper copy of the Notice.

Contact Information

If you have any questions about this Notice, our privacy practices related to your PHI or how to exercise your rights you can contact us in writing or by phone using the contact information listed below.

California Health & Wellness Privacy Office
Attn: Privacy Official
1740 Creekside Oaks Drive, Suite 200
Sacramento, CA 95833
Telephone: 1-877-658-0305 (For TTY, contact California Relay by dialing 711 & provide the 1-877-658-0305 number)
Fax: 1-818-676-8314
Email: Privacy@healthnet.com

For Medi-Cal members only, if you believe that we have not protected your privacy and wish to complain, you may file a complaint by calling or writing:

Privacy Officer
c/o Office of Legal Services
California Department of Health Care Services
1501 Capitol Avenue, MS 0010
P.O. Box 997413
Sacramento, CA 95899-7413
Phone: 1-916-445-4646 or 1-866-866-0602 (TTY/TDD: 1-877-735-2929)
Email: privacyofficer@dhcs.ca.gov

FINANCIAL INFORMATION PRIVACY NOTICE

THIS NOTICE DESCRIBES HOW FINANCIAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

We are committed to maintaining the confidentiality of your personal financial information. For the purposes of this notice, "personal financial information" means information about an enrollee or an applicant for health care coverage that identifies the individual, is not generally publicly available, and is collected from the individual or is obtained in connection with providing health care coverage to the individual.

Information We Collect: We collect personal financial information about you from the following sources:

• Information we receive from you on applications or other forms, such as name, address, age, medical information and Social Security number;
• Information about your transactions with us, our affiliates or others, such as premium payment and claims history; and
• Information from consumer reports.

Disclosure of Information: We do not disclose personal financial information about our enrollees or former enrollees to any third party, except as required or permitted by law. For example, in the course of our general business practices, we may, as permitted by law, disclose any of the personal financial information that we collect about you, without your authorization, to the following types of institutions:

• To our corporate affiliates, such as other insurers;
• To nonaffiliated companies for our everyday business purposes, such as to process your transactions, maintain your account(s), or respond to court orders and legal investigations; and
• To nonaffiliated companies that perform services for us, including sending promotional communications on our behalf.

Confidentiality and Security: We maintain physical, electronic and procedural safeguards, in accordance with applicable state and federal standards, to protect your personal financial information against risks such as loss, destruction or misuse. These measures include computer safeguards, secured files and buildings, and restrictions on who may access your personal financial information.

Questions about this Notice: If you have any questions about this notice, our privacy practices related to your PHI or how to exercise your rights you can contact us in writing or by phone by using the contact information listed below.

California Health & Wellness
Attn: Privacy Official
P.O. Box 9103
Van Nuys, CA 91409

Please call the toll-free phone number on the back of your ID card or contact CHW at 1-877-658-0305.

California Health & Wellness

Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED, Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

LÉALO DETENIDAMENTE.

Fecha de vigencia: 1 de noviembre de 2013

Para obtener ayuda para traducir o entender este texto, llame al 1-877-658-0305 (Para obtener servicio TTY, comuníquese con el servicio de llamadas California Relay al marcar 711 y proporciónele el número 1-877-658-0305 al personal.).

Si necesita ayuda para traducir o entender este texto, llame al 1-877-658-0305 (si usa un teléfono de texto [TTY], comuníquese al 711 con los Servicios de retransmisión de mensajes de California y bríndeles el número 1-877-658-0305).

Se brindan servicios de interpretación de idiomas sin costo alguno para usted.

Obligaciones de las entidades cubiertas:

California Health & Wellness es una entidad cubierta, tal como se define y regula en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996.  La ley requiere que California Health & Wellness mantenga la privacidad de su información de salud protegida (Protected Health Information, PHI). Es nuestra obligación proporcionarle este Aviso. Incluye nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI. Debemos seguir los términos del aviso actual. Le debemos informar si se produce una infracción relacionada con su PHI no asegurada.

Este aviso describe cómo podemos usar y divulgar su PHI.  Describe sus derechos a acceder, cambiar y gestionar su PHI. También le indica cómo ejercer esos derechos.

California Health & Wellness puede cambiar este aviso.  Nos reservamos el derecho de hacer entrar en vigencia el Aviso revisado o modificado para su PHI que ya tenemos. También podemos hacerlo entrar en vigor para cualquier PHI que recibamos en el futuro. California Health & Wellness actualizará con prontitud este aviso y se lo proporcionará siempre que haya un cambio significativo en las siguientes secciones que se estipulan en este aviso:

• Los usos y las divulgaciones
• Sus derechos
• Nuestras obligaciones legales
• otras prácticas de privacidad estipuladas en el aviso

Los avisos actualizados estarán disponibles en nuestro sitio web y en el Manual del afiliado.  También le enviaremos por correo electrónico o correo postal una copia a solicitud.

Usos y divulgaciones permitidos de su PHI:

La siguiente es una lista de cómo podemos usar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

• Tratamiento.  Podemos usar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor médico que le brinda tratamiento. Hacemos esto para coordinar su tratamiento entre proveedores. También hacemos esto para ayudarnos con decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
• Pago. Podemos utilizar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios de atención médica que usted recibió. Podemos divulgar su PHI para fines de pago a otro plan médico, a un proveedor de atención médica o a otra entidad. Esto está sujeto a las Reglas federales de privacidad. Las actividades de pago pueden incluir:
  • procesamiento de reclamaciones
  • determinación de elegibilidad o cobertura para reclamaciones
  • emisión de facturación de primas
  • evaluación de servicios de necesidad médica
  • llevar a cabo una evaluación del uso de reclamaciones
• Operaciones de atención médica.  Podemos usar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestras operaciones de atención médica.  Estas actividades pueden incluir:
  • prestación de servicios al cliente
  • respuesta a quejas y apelaciones
  • prestación de gestión de casos y coordinación de atención
  • evaluaciones médicas de reclamaciones y otras evaluaciones de calidad
  • actividades de mejoramiento

En nuestras operaciones de atención médica, podemos divulgar PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:

• evaluación de la calidad y actividades de mejoramiento
  • evaluación de la competencia o las calificaciones de los profesionales de atención médica
  • gestión de casos y coordinación de atención
  • detección o prevención del fraude y del abuso en la atención médica
• Recordatorios de citas/Alternativas de tratamiento.  Podemos usar y divulgar su PHI para recordarle una cita de tratamiento y atención médica con nosotros. También podemos usarla o divulgarla para darle información sobre alternativas de tratamiento. Igualmente, podemos usarla o divulgarla para otros beneficios y servicios relacionados con la salud. Por ejemplo, información sobre cómo dejar de fumar o bajar de peso.
• Según lo exija la ley. Podemos utilizar o divulgar su PHI si las leyes federales, estatales y/o locales exigen el uso o la divulgación de su PHI. Hacemos esto cuando el uso o la divulgación cumple con la ley. El uso o la divulgación se limita a los requisitos de la ley.  Puede haber otras leyes o normas que discrepen. Si esto ocurre, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.
• Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.  Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA). Podemos hacer esto para garantizar la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios bajo el control de la FDA.
• Víctimas de abuso y negligencia. Podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental local, estatal o federal. Esto incluye servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por ley para tener estos informes. Haremos esto si tenemos una creencia razonable de abuso, abandono o violencia doméstica.
• Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:
  • una orden de un tribunal
  • un tribunal administrativo
  • una notificación
  • una citación
  • una orden judicial
  • una solicitud de descubrimiento
  • una solicitud legal de naturaleza similar
• Cumplimiento de la ley. Podemos divulgar su PHI relevante a agentes de cumplimiento de la ley cuando se requiera que lo hagamos. Por ejemplo, en respuesta a:
  • una orden judicial
  • una orden de allanamiento del tribunal
  • una notificación
  • una citación emitida por un funcionario judicial
  • una notificación de jurado de acusación.

También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida.

• Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar su PHI a un médico forense o examinador médico.  Esto podría ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte.  También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para que puedan llevar a cabo sus deberes.
• Donación de órganos, ojos y tejidos. Podemos divulgar su PHI a organizaciones de adquisición de órganos. También podemos divulgar su PHI a los que trabajan en adquisición, banca o trasplante de:
  • órganos cadavéricos
  • ojos
  • tejidos
• Amenazas a la salud y seguridad.  Podemos usar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que es necesario para prevenir o reducir una amenaza grave o inminente. Esto incluye amenazas a la salud o seguridad de una persona o del público.
• Funciones gubernamentales especializadas.  Si usted forma parte de las Fuerzas Armadas de EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de comando militar.  También podemos divulgar su PHI:
  • a funcionarios federales autorizados para seguridad nacional
  • a actividades de inteligencia
  • al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica
  • para servicios de protección del Presidente u otras personas autorizadas
• Compensación de los trabajadores. Podemos divulgar su PHI para cumplir con leyes relacionadas con la compensación de trabajadores u otros programas similares establecidos por la ley. Estos son programas que dan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin tener en cuenta culpa.
• Situaciones de emergencia. Podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si usted no puede responder o no está presente. Esto incluye a un familiar, amigo cercano, agencia autorizada de asistencia en caso de desastres o cualquier otra persona sobre la que usted nos informó.  Usaremos criterio y experiencia profesional para decidir si la divulgación es lo mejor para usted.  Si es lo mejor para usted, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la participación de la persona que lo cuida.
• Investigación. En algunos casos, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando se haya aprobado su estudio de investigación clínica. Ellos deben tener garantías establecidas para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

Acuerdo verbal para el uso y la divulgación de su PHI:

Podemos tomar su acuerdo verbal para usar y divulgar su PHI a otras personas. Esto incluye a familiares, amigos cercanos o cualquier otra persona que usted identifique. Usted puede objetar el uso o la divulgación de su PHI en el momento de la solicitud. Puede darnos su acuerdo u objeción verbal por adelantado. También nos lo puede dar en el momento del uso o la divulgación.  Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Limitamos la información a lo que es directamente relevante a la participación de la persona en su tratamiento o pago de atención médica.

Podemos tomar su acuerdo u objeción verbal para usar y divulgar su PHI en una situación de desastre. Se la podemos dar a una entidad autorizada para asistencia en desastres. Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Se limitará a informar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su atención sobre su ubicación y condición general. Puede darnos su acuerdo u objeción verbal por adelantado. También nos la puede dar en el momento del uso o la divulgación de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito:

Tenemos la obligación de obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones:

• Venta de la PHI. Solicitaremos su aprobación por escrito antes de que hagamos alguna divulgación que se considere como una venta de su PHI. Una venta de su PHI significa que se nos está pagando por divulgar la PHI de esta forma.
• Mercadeo. Solicitaremos su aprobación por escrito para usar o divulgar su PHI para fines de mercadeo con excepciones limitadas. Por ejemplo, cuando tenemos comunicaciones de mercadeo con usted en persona, o cuando obsequiamos regalos promocionales de valor nominal.
• Notas de psicoterapia.  Solicitaremos su aprobación por escrito para usar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que pudiéramos tener en archivo con excepción limitada. Por ejemplo, para ciertos tratamientos, pagos o para funciones operativas de atención médica.

Todos los otros usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este aviso se harán solo con su aprobación por escrito.  Usted puede retirar su aprobación en cualquier momento. La solicitud de retirar su aprobación se debe hacer por escrito.  La solicitud de retirar su aprobación entrará en vigencia tan pronto como la presente. Hay dos casos en los que no entrará en vigencia tan pronto como lo solicite. El primer caso es cuando ya hemos tomado medidas basándonos en una aprobación pasada. El segundo caso es antes de que hayamos recibido su solicitud por escrito para parar.

Derechos de los individuos:

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI.  Si desea emplear alguno de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros. Nuestra información de contacto aparece al final de este Aviso.

• Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene el derecho de solicitar restricciones para el uso y la divulgación de su PHI para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. También puede solicitar divulgaciones a personas involucradas en su atención o en el pago por su atención. Esto incluye a familiares o amigos cercanos.  Su solicitud debe indicar las restricciones que está pidiendo. También debe indicar a quién aplican las restricciones.  No es necesario que estemos de acuerdo con esta solicitud.  Si la aceptamos, cumpliremos con su solicitud de restricción. No cumpliremos con ella si la información es necesaria para brindarle tratamiento de emergencia.  Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para pago u operaciones de atención médica a un plan médico cuando usted haya desembolsado el total por el servicio o artículo.
• Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: usted tiene derecho a pedirnos que nos comuniquemos con usted con respecto a su PHI en otras formas o lugares.  Este derecho solo se aplica si la información podría ponerlo en peligro si no se comunica en otras formas o lugares. Usted no tiene que explicar la razón de su solicitud. No obstante, debe indicar que la información podría ponerlo en peligro si no se hace el cambio.  Debemos cooperar con su solicitud si esta es razonable e indica la otra forma o lugar en el que se debería entregar su PHI.
• Derecho a acceder y obtener copias de su PHI. Usted tiene derecho, con excepciones limitadas, a leer u obtener copias de la PHI incluida en un expediente designado.  Puede solicitar que le entreguemos copias en formatos que no sean fotocopias.  Le entregaremos la información en el formato que solicite, a menos que no podamos hacerlo por razones prácticas.  Debe solicitar por escrito el acceso a su PHI.  Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Le indicaremos si las razones del rechazo se pueden revisar. También le diremos cómo solicitar una revisión o si no se puede revisar la denegación.
• Derecho a cambiar su PHI: usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos su PHI si cree que contiene información incorrecta.  Debe presentar su solicitud por escrito.  Debe explicar por qué se debe modificar la información.  Podemos rechazar su solicitud por determinadas razones. Por ejemplo, si nosotros no creamos la información que usted quiere que se modifique y el creador de la PHI puede realizar los cambios. Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración de que está en desacuerdo con nuestra decisión. Adjuntaremos su declaración a la PHI que pide que modifiquemos.  Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos un esfuerzo razonable para informar a otras personas sobre dichos cambios. Esto incluye a las personas que usted indique. También haremos el esfuerzo de incluir los cambios en divulgaciones futuras de esa información.
• Derecho a recibir un recuento de las divulgaciones: usted tiene derecho a recibir una lista de los casos, dentro del último período de 6 años, en los que nosotros o nuestros asociados hayamos divulgado su PHI.  Esto no se aplica a divulgaciones para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted autorizó y ciertas otras actividades. Si solicita esto más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le daremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.
• Derecho a presentar una queja. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad o que hemos infringido nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentarnos una queja. Igualmente, puede presentar una queja al funcionario de privacidad del Departamento de servicios de atención médica (DHCS). Lo puede hacer por escrito. También lo puede hacer por teléfono. Use la información de contacto que aparece al final de este aviso.  También puede presentar su queja por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (U.S. Department of Health and Human Services, HHS). Consulte la información de contacto en el sitio web del HHS: www.hhs.gov/ocr.  Si lo solicita, le proporcionaremos la dirección para presentar una queja por escrito al HHS.  NO TOMAREMOS NINGUNA ACCIÓN EN SU CONTRA POR PRESENTAR UNA QUEJA.
• Derecho a recibir una copia de este Aviso. Usted puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento. Use la información de contacto mencionada al final de este aviso.  Si obtiene este Aviso en este sitio web o por correo electrónico, puede solicitar una copia impresa del Aviso.

Información de contacto

Si tiene preguntas sobre este Aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, se puede comunicar con nosotros por escrito. También se puede comunicar con nosotros por teléfono. Use la información de contacto que aparece a continuación.

California Health & Wellness
Attn: Privacy Official
1740 Creekside Oaks Drive, Suite 200
Sacramento, CA 95833
1-877-658-0305 (Para obtener servicio TTY, comuníquese con el servicio de llamadas California Relay al marcar 711 y proporciónele el número 1-877-658-0305 al personal.).

Privacy Officer
c/o Office of HIPAA Compliance
Department of Health Care Services (DHCS)
P.O. Box 997413, MS 4722
Sacramento, CA 95899-7413
Teléfono: 1-916-445-4646
Fax: 1-916-440-7680

Correo electrónico:  privacyofficer@dhcs.ca.gov